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        費時、低效、無意義的會議有救嗎?

        核心提示: 身為一個普通上班族,你有沒有這樣的感受:聽到開會就覺得煩躁,或者認為大多數會議只是浪費時間?如果有,那么英國廣播公司最近的這篇報道大概說出了你的心聲:職場評論員斯蒂芬妮·哈爾表示,每當有人問她英國生產力為什么會如此低下時,她就會說出那個深惡痛絕的詞——“開會”。

        齊魯晚報記者 王曉瑩

        身為一個普通上班族,你有沒有這樣的感受:聽到開會就覺得煩躁,或者認為大多數會議只是浪費時間?如果有,那么英國廣播公司最近的這篇報道大概說出了你的心聲:職場評論員斯蒂芬妮·哈爾表示,每當有人問她英國生產力為什么會如此低下時,她就會說出那個深惡痛絕的詞——“開會”。

        哈爾設想了這樣一個惱人的電話或視頻會議場景:會前幾分鐘,似乎完全沒有參加的必要,因為人們會調試各種設備,確保每個人都出現在屏幕上,能互相交流;會議開了一段時間,開始談論一些具體內容時,忽然有幾個人插了進來,表示“抱歉,我來晚了”;為了讓這些遲到者知道之前發生了什么,大家只好又把之前談過的事再說一遍。這就足以讓人心煩意亂了。

        哈爾吐槽說,更可怕的是,有些會議連個議程安排都沒有,人們不知道要討論什么主題、最終又要得出什么結果的情況下就來開會了,這樣的會議除了讓你感嘆又浪費了幾小時人生外,完全沒有創造出任何價值。

        這種情況絕非個例,有職場網站做過調查,47%的人認為開會就是浪費時間;美國一家咨詢公司的調查結果顯示,專業技術職員平均每月有31個小時浪費在沒有任何結果的會議上,這相當于近4個工作日。調查還顯示,全美每天開的1100萬個會議中,有一半都是浪費時間。

        參加這樣的會議,與會者的效率可想而知。參與調查的上班族們也很坦誠:73%的人承認在會上做過與工作無關的事,更是有39%的人干脆睡過去了。

        開會開成這樣,那還不如不開。SpaceX和特斯拉的首席執行官(CEO)馬斯克最近告訴員工,如果你覺得這場會議已經沒什么價值了,就可以直接離開。“離開不是不禮貌,真正不禮貌的是強迫別人留下,還浪費他們的時間。”他說。

        亞馬遜CEO貝佐斯也持類似的態度,他還制定了一系列完整的策略,避免糟糕的會議。例如,他知道自己在上午10點前效率不高,所以避免在那段時間開會;他盡量讓會議“短小精悍”,把參會人數限制在兩份比薩能招待過來的范圍內;貝佐斯還禁止PPT形式,而是要求高管們寫一份6頁長的“敘述結構”會議備忘錄,“不能只有要點,還要有句子、動詞和名詞”。這樣,貝佐斯就能解決一個問題:沒人敢不準備就來開會,而且會議的前半個小時,他們會聚精會神,仔細閱讀同僚們提交的備忘錄。

        開小會、開短會的方式,不少大型科創公司也在使用。谷歌就以不開超過10個人的會而出名;蘋果公司則只讓那些對項目直接負責的人參會。想讓其他員工了解具體情況,只需把會議結果告訴他們就可以了。

        此外,哈爾還提出其他幾條有助于提高開會效率的建議,比如端正態度,對會議負責,不開“無準備之會”;給相對內向的同事提供發表意見的機會,因為他們可能提出不一樣的觀點;提高會議管理水平,確保開會過程中始終圍繞議程和主題,結束時制定好行動方案;還有,如果真有人像馬斯克說的那樣中途離場,也不要太在意,因為他們很可能已經說完了自己的想法,對會議的“貢獻”也就到此為止了。

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        責任編輯:石卉
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